Mensajes automáticos de WhatsApp Business para hoteles: ejemplos y límites
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WhatsApp Business trae mensajes automáticos gratis, y casi todos los alojamientos usan alguno. La mayoría los configura una vez, con un texto genérico, y no los vuelve a tocar. Bien usados, ahorran trabajo y frenan que el huésped se vaya a otro lado. Mal usados, son esa respuesta que todos conocemos: "¡Gracias por escribirnos! Te responderemos a la brevedad".
Esta nota repasa qué mensajes automáticos tiene la app de WhatsApp Business, cómo escribirlos para un hotel o cabañas, y dónde se quedan cortos.
Los tres mensajes automáticos
Se configuran en la app, en Herramientas para la empresa.
Mensaje de bienvenida
Se manda la primera vez que alguien te escribe, o cuando vuelve después de 14 días sin escribirte. Es lo primero que lee un huésped nuevo.
Un error común es usarlo sólo para saludar. Aprovechalo para pedir lo que vas a necesitar igual:
¡Hola! Gracias por escribir a Cabañas del Arroyo 🌲 Para pasarte precio y disponibilidad, contame: fechas de llegada y salida, y cuántas personas son (adultos y chicos).
Con eso, cuando contestás, ya tenés todo para cotizar y te ahorrás un ida y vuelta.
Mensaje de ausencia
Se manda cuando alguien escribe fuera del horario que configures, o siempre si lo dejás activado. Es el más importante en alojamientos, porque la mayoría de las consultas de reserva llega de noche y los fines de semana.
Tres cosas que tiene que decir: cuándo vas a responder, qué necesitás que te manden y dónde ver información mientras tanto.
¡Hola! Ahora no estamos en recepción. Te respondemos mañana a partir de las 9. Si querés, dejanos fechas y cantidad de personas, así a primera hora te pasamos la cotización. Fotos y servicios: instagram.com/cabanasdelarroyo
Respuestas rápidas
No son automáticas: son textos guardados que mandás escribiendo una barra y un atajo, por ejemplo /checkin o /como-llegar. Sirven para las preguntas que se repiten todo el tiempo:
/checkin: horarios de entrada y salida, y qué pasa si llegan más tarde./mascotas: si aceptás, qué tamaño y si tiene costo./sena: el porcentaje, el alias, el titular de la cuenta y el plazo./llegar: dirección, link de Google Maps y desde dónde se llega mejor.
Con cinco o seis bien escritas te ahorrás horas por semana.
Etiquetas y catálogo
Dos herramientas más que conviene aprovechar:
Etiquetas. Marcá cada chat según en qué está: consulta, esperando seña, confirmada, pagó saldo. Al final del día filtrás por esperando seña y sabés a quién recordarle.
Catálogo. Podés cargar cada cabaña o tipo de habitación con fotos, descripción y precio de referencia. Sirve para mandar opciones con un toque. El límite: el precio es fijo, no cambia por temporada ni por cantidad de noches.
Dónde se quedan cortos
Los mensajes automáticos de la app responden siempre lo mismo, sin importar qué preguntó la persona. Eso tiene límites concretos:
- No consultan disponibilidad. No saben si la cabaña 2 está libre el finde largo.
- No cotizan. No calculan cuánto salen tres noches con la tarifa de temporada.
- No cobran ni confirman. No mandan el monto exacto de la seña ni bloquean las fechas.
- No entienden la pregunta. Si alguien escribe "¿aceptan perros?" a las 2 de la mañana, recibe el mismo mensaje de ausencia que el que preguntó el precio.
Para un alojamiento con pocas consultas, los mensajes automáticos más un buen horario de respuesta alcanzan. Cuando las consultas son muchas, el cuello de botella deja de ser el saludo y pasa a ser cotizar y cerrar, que es lo que la app no puede hacer.
Ahí aparecen dos caminos: sumar gente al WhatsApp, o pasar a un asistente que use la API oficial de WhatsApp y pueda leer cada mensaje, consultar el calendario y responder lo que corresponde. En esta nota explicamos la diferencia entre la app y la API, y en esta otra las opciones para responder fuera de horario.
Un detalle: podés tener las dos cosas
Con la API, el número sigue funcionando en la app de WhatsApp Business del celular. Las conversaciones se ven en los dos lados y podés intervenir cuando quieras. No hace falta elegir entre "contestar yo" y "que conteste el sistema".
ReservasBot atiende el WhatsApp del alojamiento por la API oficial: lee cada consulta, revisa la disponibilidad real, cotiza noche por noche con tus tarifas y pide la seña. Cuando querés intervenir, tomás el chat desde el panel o desde la app de WhatsApp Business del celular.