Factura electrónica con ARCA para hoteles y cabañas: qué emitir a cada huésped

Facturar una estadía parece simple hasta que llega un huésped que pide factura A, una empresa que necesita el CUIT bien cargado, o un turista extranjero sin DNI. Esta nota ordena lo básico de la factura electrónica de ARCA (la ex AFIP) para hoteles, cabañas y aparts: qué letra corresponde, qué datos pide cada una y cómo dejar de entrar a la web de ARCA para cada huésped.

No reemplaza a tu contador. La condición fiscal de cada alojamiento tiene detalles que vale la pena revisar con él, sobre todo si alquilás una propiedad de forma temporaria en vez de dar servicio de hotelería.

Qué letra de factura emitir

La letra no la elige el huésped: sale de tu condición frente al IVA y de la de quien recibe la factura.

Si sos monotributista o exento, emitís siempre factura C, a cualquier huésped. No discrimina IVA: el total es el total.

Si sos responsable inscripto, depende del huésped:

• Factura A a otro responsable inscripto (una empresa, un profesional inscripto) que te da su CUIT. Discrimina el IVA, que esa persona después computa.
• Factura B a todos los demás: consumidores finales, monotributistas, exentos. El IVA va incluido en el precio y no se discrimina.

Un error común: un huésped monotributista pide "factura A". No corresponde. Se le hace B, y no hay nada que discutir.

Qué datos pide cada factura

Para una B o C a consumidor final alcanza con nombre y, si el monto supera el tope que fija ARCA para identificar al comprador, el documento. Para montos chicos se puede emitir sin identificar.

Para una factura A necesitás el CUIT y la condición frente al IVA del cliente. Desde 2025 ARCA exige informar la condición de IVA del receptor en todos los comprobantes, así que conviene pedirla siempre que te den un CUIT.

En cualquier caso, en una estadía hay que informar las fechas del servicio: desde el día de llegada hasta el de salida. Es lo que diferencia la factura de un servicio de la de un producto.

Si alquilás una cabaña o un departamento

Si lo tuyo es la locación temporaria de un inmueble con fines turísticos (alquilás la cabaña o el depto, sin servicio de hotelería), ARCA pide además marcarlo en cada comprobante, según la RG 3687. Un hotel u hostería con servicio de alojamiento no va por ese régimen. Si no sabés en cuál de los dos estás, es la primera pregunta para tu contador.

Cómo se emite: tres caminos

1. "Comprobantes en línea" en la web de ARCA

Es gratis y es el camino más común en alojamientos chicos. El problema es el tiempo: entrar con clave fiscal, elegir punto de venta, cargar receptor, concepto, fechas e importe, y repetir para cada huésped. En temporada alta, facturar se transforma en una tarea de una hora por día.

2. "Facturador" de la app de ARCA

Sirve para monotributistas que emiten pocas facturas desde el celular. Para un complejo con movimiento se queda corto.

3. Un sistema conectado a ARCA

Un sistema de gestión puede pedirle a ARCA el CAE (el código que valida cada factura) directamente, usando un punto de venta "Web Services" y un certificado digital a nombre de tu CUIT. Vos cargás la factura desde la reserva —donde ya están el nombre, las fechas y el importe— y el sistema la emite.

Para conectarlo hay que hacer tres cosas una sola vez en ARCA, con clave fiscal:

1. Crear un punto de venta para Web Services (en "Administración de puntos de venta y domicilios"). Es distinto del que usás en Comprobantes en línea: no se puede compartir.
2. Subir el pedido de certificado que te da el sistema (en "Administración de certificados digitales") y descargar el certificado que ARCA genera.
3. Autorizar el servicio de factura electrónica para ese certificado (en "Administrador de relaciones de clave fiscal").

Parece mucho, pero es media hora una vez. Después no volvés a entrar a ARCA para facturar.

Errores que conviene evitar

Facturar con el punto de venta equivocado. Cada punto de venta lleva su propia numeración. Si mezclás el de Comprobantes en línea con el de Web Services, te quedan dos series y no entendés cuál número sigue.

Anular "borrando". Una factura emitida no se borra: se anula con una nota de crédito de la misma letra. Si te equivocaste de monto o de receptor, nota de crédito y factura nueva.

Facturar la seña y después todo. Si cobrás una seña y después el saldo, decidí con tu contador si facturás cada pago o la estadía completa al final, y hacé siempre lo mismo. Facturar dos veces el mismo dinero es el error que más cuesta deshacer.

---

En ReservasBot la factura sale desde la ficha de la reserva con un botón: A, B o C según tu condición y la del huésped, con las fechas de la estadía ya cargadas. El sistema pide el CAE a ARCA con tu CUIT y tu certificado; el pedido de certificado lo genera el panel, así que no tenés que usar programas ni comandos para crearlo.