Mensaje de ausencia de WhatsApp Business: 7 ejemplos para hoteles y cabañas
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El mensaje de ausencia de WhatsApp Business es lo único que lee un huésped que escribe de noche, el domingo o en pleno check-in. La mayoría dice lo mismo —"Gracias por escribirnos, te responderemos a la brevedad"— y no ayuda a nada. Acá van siete ejemplos pensados para situaciones reales de un hotel o un complejo de cabañas, listos para adaptar.
Si todavía no lo configuraste, se activa en la app en Herramientas para la empresa → Mensaje de ausencia, y se puede programar para que salga sólo fuera de tu horario. En esta nota explicamos los otros mensajes automáticos.
Qué tiene que tener un buen mensaje de ausencia
Tres cosas, siempre:
- Cuándo vas a responder, con día y hora. "A la brevedad" no dice nada.
- Qué necesitás que te manden, así cuando contestás ya podés cotizar.
- Algo útil mientras tanto: fotos, ubicación, la información que más se pregunta.
1. Fuera de horario, todos los días
¡Hola! Ahora la recepción está cerrada. Te respondemos mañana desde las 9 🙌 Para pasarte precio, dejanos: fecha de llegada, fecha de salida y cuántas personas son (adultos y chicos). Fotos de las habitaciones: [link]
2. Fin de semana
¡Hola! Los fines de semana respondemos los mensajes el lunes a primera hora. Si es por disponibilidad, contanos fechas y cantidad de personas y el lunes te escribimos con la cotización. Si ya tenés reserva y estás por llegar, el check-in es de 14 a 21 y te esperamos en la recepción.
El último renglón importa: el que escribe un sábado muchas veces es un huésped que llega ese día.
3. Temporada alta
¡Hola! Estamos con muchas consultas y respondemos por orden de llegada, en el día. Para que tu consulta salga más rápido, mandanos fechas, cantidad de personas y si traés mascota. Te avisamos: para enero quedan pocas fechas libres.
El aviso de pocas fechas no es una presión inventada: si es cierto, ayuda a que el huésped mande todo junto en vez de ir preguntando de a una cosa.
4. Feriado largo
¡Hola! Por el fin de semana largo estamos atendiendo a los huéspedes y respondemos los mensajes de 9 a 12 y de 18 a 20. Para este finde ya no tenemos lugar. Si querés otras fechas, contanos cuáles y te pasamos precio.
Decir "ya no tenemos lugar" ahorra decenas de respuestas iguales.
5. Durante el check-in o una tarea larga
Este no es un mensaje programado: lo podés guardar como respuesta rápida y mandarlo cuando sabés que vas a estar ocupado un rato.
¡Hola! Estoy recibiendo huéspedes y en una hora te respondo con todo 🙏 Si me adelantás fechas y cantidad de personas, ya te paso la cotización.
6. Cuando el que escribe ya tiene reserva
¡Hola! Si ya tenés reserva con nosotros y es por tu llegada: el check-in es desde las 14 y la dirección es [dirección, link de Google Maps]. Si llegás después de las 21, avisanos así te dejamos las indicaciones. Para otras consultas te respondemos mañana desde las 9.
Un mensaje así evita la llamada de las 23 desde la ruta.
7. Vacaciones o cierre de temporada
¡Hola! El complejo está cerrado hasta el 15 de septiembre. Ya estamos tomando reservas para la temporada de verano: dejanos fechas y cantidad de personas y te respondemos en 24 horas.
Errores comunes
Un mensaje larguísimo. Si el huésped tiene que hacer scroll, no lo lee. Cuatro renglones como máximo.
Prometer algo que no cumplís. Si decís "te respondemos a las 9", a las 9 tiene que estar la respuesta. El mensaje de ausencia que no se cumple es peor que no tener ninguno.
Pedir datos y después volver a pedirlos. Si el huésped ya mandó fechas y personas, la primera respuesta tiene que ser la cotización, no "¿para qué fechas?".
El límite del mensaje de ausencia
Por bien escrito que esté, el mensaje de ausencia no cotiza ni reserva. El huésped que escribe a las dos de la mañana y está comparando tres alojamientos va a reservar en el primero que le pase precio. Si muchas de tus consultas llegan fuera de horario, la pregunta no es qué mensaje poner, sino cómo responder de verdad a esa hora. En esta nota repasamos las opciones.
ReservasBot responde el WhatsApp del alojamiento a cualquier hora con la disponibilidad real: cotiza noche por noche, pide la seña y deja la reserva cargada, así el mensaje de ausencia deja de ser necesario.