Cómo gestionar las reservas de un alojamiento chico sin perder ninguna
6 min de lectura
Casi todos los alojamientos chicos empiezan gestionando las reservas igual: un cuaderno, una planilla o el calendario del celular. Funciona bien hasta que deja de funcionar, y casi siempre deja de funcionar en el peor momento: un fin de semana largo con el complejo lleno.
Esta nota es sobre cómo ordenar las reservas para que eso no pase, con o sin un sistema.
Las tres cosas que no pueden fallar
Gestionar reservas parece mucho, pero se reduce a tres preguntas que tenés que poder contestar en cualquier momento:
- ¿Qué está libre? Para cada noche y cada unidad.
- ¿Quién viene y qué pagó? Nombre, contacto, cuántos son, cuánto dejó de seña y cuánto falta.
- ¿Qué cuesta? El precio de esa estadía, con la temporada y el fin de semana aplicados.
Si alguna de las tres requiere buscar en dos lugares o hacer una cuenta, ahí es donde aparecen los errores.
Un solo calendario
El error más caro es tener la disponibilidad repartida: el cuaderno para lo que entra por teléfono, Booking para lo de Booking, y la memoria para lo que se habló por WhatsApp.
La regla es simple: todo lo que se confirma va al mismo calendario, en el momento. No a la noche, no cuando haya un rato. Una reserva que tarda tres horas en cargarse es tres horas en las que esa noche se puede vender dos veces.
Si vendés por Booking o Airbnb, el calendario de esos canales se puede exportar por iCal (un link que actualiza solo) e importarse en Google Calendar o en un sistema de gestión. Y al revés: tu calendario se puede exportar a ellos, para que bloqueen lo que vendiste directo.
La pre-reserva tiene plazo
Entre "me interesa" y "ya transferí" hay un hueco donde se pierden muchas fechas. La consulta te pide que le guardes la cabaña, vos la bloqueás, y la seña no llega nunca. Mientras tanto le dijiste que no a otra familia.
Dos reglas que lo ordenan:
Toda pre-reserva tiene vencimiento. "Te la guardo hasta mañana a las 18." Escrito, en el mensaje.
Al vencer, se libera. Sin excepción y sin culpa. Si después aparece la seña y la fecha sigue libre, se confirma igual.
Las señas, registradas
Una seña cobrada que no quedó anotada es una discusión futura. Por cada reserva, anotá: monto, fecha de pago y medio (transferencia, Mercado Pago, efectivo). Y guardá el comprobante asociado a la reserva, no perdido en el chat.
Antes de confirmar, mirá tres cosas del comprobante: que el monto coincida, que el destinatario sea tu cuenta y que la fecha sea posterior a cuando pediste la seña. Lo desarrollamos en cómo pedir y verificar la seña por WhatsApp.
Precios que se calculan solos
Si cada presupuesto requiere acordarte de que enero vale 35% más y que el sábado tiene otro precio, tarde o temprano vas a pasar un precio equivocado. Y un precio mal pasado se sostiene, porque el huésped ya lo tiene por escrito.
Lo mínimo: una tabla con el precio de cada unidad, el de fin de semana y las fechas de cada temporada. Lo ideal: que el cálculo lo haga el sistema, noche por noche, y vos sólo lo revises.
Cuándo la planilla deja de alcanzar
La planilla está bien para empezar. Estas son las señales de que te quedó chica:
- Más de una persona toma reservas, y se pisan.
- Vendés por más de un canal y cargás todo a mano.
- Pasás más tiempo calculando presupuestos que atendiendo huéspedes.
- Ya te pasó una doble reserva.
- Contestás el WhatsApp tarde porque estás haciendo otra cosa, y perdés consultas.
La última es la más cara y la menos visible: una consulta que no contestaste a tiempo no deja rastro. No te enterás de la reserva que perdiste.
La parte que más tiempo come
Si sumás las horas, gestionar el calendario es lo de menos. Lo que más tiempo lleva es la conversación previa: responder disponibilidad, pasar precios, contestar si aceptan mascotas, pedir la seña, perseguir el comprobante. Y esa conversación es la que hoy pasa por WhatsApp.
ReservasBot junta las dos cosas: un panel con el calendario, las reservas, las temporadas y las señas, y una inteligencia artificial que atiende el WhatsApp con esa información. Consulta la disponibilidad real, calcula el precio noche por noche, pide la seña con plazo, verifica el comprobante y deja la reserva cargada en el calendario. Lo vendido por Booking o Airbnb se sincroniza por iCal. Más detalle en sistema de reservas por WhatsApp.